Konferencje mogą pełnić różne funkcje - od przekazywania nowinek branżowych, informowania partnerów, klientów lub pracowników firmy poprzez edukowanie i budowanie wielopłaszczyznowych relacji, na integracji kończąc. Dobrze zorganizowana konferencja będzie nie tylko kolejnym ciekawym doświadczeniem, ale także wizytówką firmy. Nie da się ukryć, że profesjonalnie zorganizowana konferencja może znacząco podnieść prestiż firmy. Może również wpłynąć na pozytywne budowanie kontaktów z klientami i otoczeniem. Na dobrą organizację wpływa wiele czynników. Mile widziane jest tu drobiazgowe planowanie, jak również kreatywność i wyobraźnia. Chodzi o to, aby poszczególne elementy połączyć w harmonijną całość. O czym należy pamiętać organizując konferencję tak, aby wszystko przebiegło gładko i bez zastrzeżeń? Poniżej kilka wskazówek.
Wiemy, że chcemy zorganizować konferencję. Zdążyliśmy nawet określić konkretny temat. Zgromadziliśmy niezbędne informacje podparte danymi i dowodami. To już połowa sukcesu. Teraz czas na określenie celu. Wbrew powszechnej opinii temat i cel konferencji to nie to samo. Temat może być taki sam zarówno w przypadku wykładu naukowego, jak również spotkania branżowego. I tak np. w przypadku konferencji naukowej prelegent skupi się głównie na aspekcie informacyjnym. Będzie chciał przedstawić rozwój danego zagadnienia, jego wpływ na otoczenie. Konferencja branżowa skupi się z kolei na praktycznym wykorzystaniu określonego zjawiska i jego wpływie na skuteczność marki. Cel w jednym i drugim przypadku będzie inny, co wpłynie nie tylko na charakter, ale również przebieg konferencji. Cel konferencji wpłynie też na wybór prelegentów - specjalistów w danej dziedzinie. Podsumowując: musimy dokładnie określić dla kogo i w jakim celu organizujemy konferencję. Co chcemy nią osiągnąć, itp.
Budżet
Budżet to bardzo ważny element składowy konferencji. Prawda jest taka, że konferencję możemy zorganizować niemal za każde pieniądze. Od ich ilości zależy jednak jej poziom. Niewielki budżet pozwoli na niezbędne minimum. Większy fundusz pozwoli zorganizować dodatkowe atrakcje, zakupić materiały konferencyjne czy zatrudnić więcej osób do pomocy. Niezależnie od tego czy planujemy konferencję kameralną czy z rozmachem, ustalenie widełek finansowych bardzo ułatwi zadanie. Znając możliwości w kwestii finansów, łatwiej zaplanować wszystko inne i ustalić na co dokładnie możemy sobie pozwolić. Od wysokości budżetu zależeć będzie również możliwość zorganizowania noclegów dla gości czy dodatkowych atrakcji. Oczywiście, budżet może ulegać zmianom. Ważne jednak, aby mieć nad nim stałą kontrolę. Gdy już mamy ustalony budżet, możemy przejść do kolejnych etapów planowania konferencji, m.in. harmonogramu, wyboru daty i miejsca konferencji.
Harmonogram konferencji
Przygotowanie harmonogramu służy dokładnemu określeniu czasu trwania konferencji z podziałem na wykłady, prelekcje, prezentacje. Istotnym elementem harmonogramu jest odpowiednie zaplanowanie przerw. Im bardziej złożone dane wydarzenie, tym bardziej szczegółowy plan będzie potrzebny. Należy ściśle zaplanować ile czasu przeznaczymy na wykłady, na prezentacje, a także jak dużo czasu przeznaczymy na dyskusje.
Lokalizacja, czyli miejsce konferencji
Na początek należy ustalić, czy chcemy zorganizować konferencję w mieście, czy gdzieś na jego obrzeżach. Oczywiście konferencja w centrum miasta będzie o wiele prostsza dla uczestników wydarzenia ze względu na bardziej komfortowy dojazd. Poza tym, wybierając odpowiednie miejsce warto skupić się na takim, które budzi sympatię, a przede wszystkim posiada odpowiednie zaplecze techniczne. Idealne miejsce powinno być eleganckie i prestiżowe. Tym samym od razu podniesie rangę organizowanego przez nas wydarzenia. Warto również zwrócić uwagę na wielkość sali konferencyjnej. Na pewno nie może być ona zbyt mała, gdyż spowoduje to niepotrzebny tłok. Miejsce wiele mówi o organizatorach wydarzenia i ich stosunku do zaproszonych gości. Warto o tym pamiętać.
Termin konferencji
Ważnym elementem planowania konferencji jest data wydarzenia. Termin warto ustalić mniej więcej pół roku wcześniej. Należy również zaplanować jak długo konferencja będzie trwała. Standard europejski to trzy dni łącznie z noclegami i przerwami.
Reklama wydarzenia
Organizując konferencję nie można zapomnieć o rozreklamowaniu wydarzenia. Warto w tym celu nie tylko przygotować odpowiednie plakaty, ale także stronę internetową. Współczesne życie toczy się w sieci, dlatego jest ona idealnym miejscem na reklamę oraz informowanie potencjalnych zainteresowanych. Ze strony internetowej wszyscy zainteresowani przybyciem będą mogli dowiedzieć się czegoś więcej. Na takiej stronie warto zamieścić program wydarzenia, cel konferencji, krótkie noty biograficzne dotyczące prelegentów oraz informacje o ewentualnych atrakcjach dodatkowych. Na stronie WWW umieszczamy również formularz rejestracyjny, informacje o płatnościach i inne ważne komunikaty.
Zaproszenia na konferencję
Obecnie najczęściej spotykaną formą zaproszenia jest droga mailowa. W zależności od charakteru konferencji możemy również przeprowadzić rejestrację. Należy pamiętać, aby w każdym wypadku poprosić o potwierdzenie przybycia. To bardzo ważne. Warto również pamiętać, aby zaproszeń nie wysyłać na ostatnią chwilę. Skazujemy się wtedy na to, że duża część osób, na których przybyciu nam zależy nie da rady wziąć udziału w konferencji.
Catering i nocleg
Catering to ważny element każdej konferencji. W dużej mierze to właśnie podane posiłki decydują o randze wydarzenia. Spotkania przy posiłkach mogą być także dla uczestników spotkania doskonałą okazją do nawiązania kontaktów. Dlatego już na etapie wyboru miejsca, w którym odbędzie się konferencja warto zwrócić uwagę na to czy obiekt zapewnia poczęstunek lub pełnowymiarowy catering. Ten jakże miły gest na pewno pozostanie w pamięci zaproszonych gości i zrobi na nich dobre wrażenie. A jeśli konferencja ma trwać kilka dni, a goście przyjeżdżają na nią z daleka dobrze jest zadbać o nocleg. Dogodne warunki noclegowe to ważny element dla uczestników konferencji.
