Aranżacja sali konferencyjnej – dlaczego jest tak ważna? 

Aranżacja sali konferencyjnej powinna być dokładnie przemyślana. Przestrzeń musi być przede wszystkim funkcjonalna i estetyczna, ale i dostosowana do charakteru działalności. Dlatego zanim przystąpimy do realizacji planu i urządzania przestrzeni konferencyjnej, dobrze byłoby odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań. Ile osób docelowo ma pomieścić przestrzeń? Czy dana sala przeznaczona ma być jedynie do krótkich spotkań biznesowych czy może powinna również zaspokajać potrzeby, które pojawią się przy okazji organizacji większych konferencji i eventów? Jakie dodatkowe wymagania powinny być uwzględnione, aby sala spełniała swoją rolę w różnych scenariuszach?

Dopiero po uzyskaniu odpowiedzi na te pytania, możemy skupić się na urządzaniu przestrzeni. Możemy zastanowić się, jak dostosować aranżację sali konferencyjnej do liczby uczestników i na jaki wystrój sali postawić. 

Ustawienie sali konferencyjnej – jakie wybrać? 

Ustawienie sali konferencyjnej odgrywa bardzo ważną rolę w osiągnięciu sukcesu wydarzenia. Wpływa nie tylko na samą atmosferę czy odczucia wizualne, ale przede wszystkim na efektywność spotkania. Poszukując odpowiedzi na pytanie: jakie są najpopularniejsze ustawienia sal konferencyjnych, warto mieć na uwadze, że zupełnie innego ustawienia będzie wymagało szkolenie polegające na współpracy czy interakcji między uczestnikami, a inny układ sali sprawdzi się podczas konferencji naukowej. 

Zatem, jakie mamy możliwości w ustawieniu sali konferencyjnej i na jakie rodzaje bankietów sprawdzi się każde z nich? 

• ustawienie teatralne

Jedno z najpopularniejszych rozwiązań w organizacji sal konferencyjnych. Charakteryzuje się układem krzeseł ustawionych w rzędach, skierowanych w stronę sceny lub ekranu. Układ ten doskonale sprawdzi się podczas konferencji, wykładów czy prezentacji, które nie wymagają interakcji z uczestnikami.

• ustawienie szkolne

Charakterystycznym elementem jest rozmieszczenie stołów i krzeseł w układzie przypominającym przestrzeń klasy szkolnej. Tego rodzaju ustawienie sprzyja koncentracji i skupieniu uczestników, wobec czego świetnie sprawdzi się w przypadku szkoleń czy warsztatów. 

• układ w kształcie podkowy

Stoły i krzesła ustawione są w kształcie litery U, a otwarta część skierowana jest w stronę prezentera. Układ ten umożliwia mówcy kontakt z uczestnikami wydarzenia, dlatego zalecany jest przede wszystkim do warsztatów, dyskusji panelowych czy seminariów. 

• ustawienie bankietowe

Charakteryzuje się okrągłymi stołami rozmieszczonymi w równomiernych odstępach na całej powierzchni sali. Tego rodzaju ustawienie sprawdzi się między innymi podczas wystawnych kolacji z uroczystym wręczeniem nagród, na bankietach firmowych czy weselach. 

• ustawienie koktajlowe

Najbardziej dynamiczna forma aranżacji sali bankietowej charakteryzująca się brakiem miejsc siedzących. Jednocześnie umożliwia uczestnikom wydarzenia swobodne przemieszczanie się pomiędzy wysokimi stolikami barowymi. Ustawienie koktajlowe sprawdzi się podczas bankietów o mniej formalnym charakterze czy podczas imprez tanecznych. 

Wyposażenie i wystrój sali konferencyjnej gwarancją sukcesu 

Wystrój sali konferencyjnej i wszystko to, co składa się na jej wyposażenie, ma fundamentalne znacznie dla jakości komunikacji biznesowej i efektywności spotkania. Jednym z najważniejszych elementów jest odpowiednie nagłośnienie i izolacja pomieszczenia. Niezależnie od wielkości sali, przekaz musi trafić do każdego uczestnika spotkania. Warto więc skupić się na wprowadzeniu do wnętrza elementów dźwiękochłonnych. Świetnym rozwiązaniem pomagającym tworzyć optymalne środowisko akustyczne są również elementy tekstylne, takie jak grube zasłony, dywany czy chociażby tapicerowane meble. Te są również bardzo istotne dla komfortu uczestników spotkania, którzy często spędzają w sali konferencyjnej długie godziny. Muszą być więc wygodne, ergonomiczne, a przy tym estetyczne. Pamiętajmy również, że nawet najbardziej dopracowany wystrój sali konferencyjnej, nie spełni swojej funkcji, jeśli ta nie będzie miała zapewnionego dobrego oświetlenia. 

Na koniec zostawiliśmy elementy, bez których żadna konferencja nie będzie miała racji bytu. Mowa tutaj o rzutnikach, ekranach czy flipchartach, których nie może zabraknąć w wystroju sali konferencyjnej. 

Konferencje i szkolenia w hotelu Dana

Nie każda firma dysponuje jednak przestrzenią, w której mogłaby zorganizować spotkanie biznesowe. Wówczas świetnym rozwiązaniem jest organizacja spotkania w hotelu, który dysponuje zapleczem konferencyjnym. Jeśli zastanawiasz się, jak zorganizować event i w jakim miejscu go urządzić, by impreza dopięta była na ostatni guzik, z pomocą przychodzi hotel w Szczecinie Dana. 

Nasze sale konferencyjne w Szczecinie powstały z myślą o stworzeniu perfekcyjnych warunków dla biznesu. Szkolenia, konferencje czy bankiety firmowe organizujemy w wyjątkowych wnętrzach wieżowca Hanza Tower. Jeśli więc chcesz zorganizować imprezę integracyjną w Szczecinie, uroczysty bankiet, jubileusz czy naukową konferencję – załoga hotelu oraz nasza restauracja w Szczecinie, gwarantują profesjonalne podejście i pełne wsparcie w realizacji tego zadania. Decydując się na wynajem naszej sali konferencyjnej, o nic nie musisz się martwić. Zapewniamy pełne wyposażenie, które już czeka na przyszłych prelegentów w pełnej gotowości.