Wybieramy centrum kongresowe na event biznesowy - na co zwrócić uwagę?

Oczywistym kryterium wyboru do organizacji eventu jest miejsce, które pomieści zaplanowaną ilość zaproszonych uczestników. Poza tym, każde szanujące się centrum kongresowe ma osobę, a nawet cały zespół ludzi, których zadaniem jest opieka nad zleceniem. Taka osoba doskonale wie jak zorganizować event, potrafi doradzić najlepszą formę pasującą do profilu firmy lub organizacji, pomaga w ułożeniu planu całej imprezy i czuwa nad nią - od uzgodnienia terminu, poprzez rejestrację uczestników, ustalenie budżetu, na przygotowaniu materiałów reklamowych skończywszy. Ponadto musi wiedzieć nie tylko jak zorganizować kongres, ale zwykle też czuwać nad jego właściwym przebiegiem - reagując na zaistniałe problemy, których nie sposób przewidzieć na etapie planowania organizacji kongresu. Inną istotną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę wybierając centrum kongresowe jest jego zaplecze techniczne, czyli odpowiednie nagłośnienie dostosowane do publiczności i wielkości pomieszczenia, właściwe oświetlenie, a także umożliwienie projekcji treści prezentacji za pomocą wysokiej jakości sprzętu (projektory, właściwej wielkości i jakości ekrany), aby zapewnić wszystkim uczestnikom doskonały widok, nawet z ostatnich miejsc.

O czym pamiętać szykując event biznesowy?

Nie od dziś event biznesowy uważany jest za jedno z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych. Dobrze zorganizowany jest nie tylko ciekawym doświadczeniem zawodowym, ale także świetną wizytówką firmy. W kuluarach mówi się, że profesjonalnie przygotowany event biznesowy jest w stanie podnieść prestiż firmy i wynieść ją na szerokie wody. Organizując event należy pamiętać o kilku kwestiach. Bardzo ważny jest plan działania, który pomoże ustrzec się błędów i uniknąć wpadek. 

1. Ustalamy budżet

Punktem pierwszym w planowaniu wydarzenia powinno być ustalenie budżetu. Prawda jest taka, że budżet to połowa sukcesu. Musimy pamiętać, że niezależnie od tego czy event ma być mniej lub bardziej wystawny, należy najpierw ustalić widełki finansowe. Znając możliwości w kwestii finansów, łatwiej zaplanować wszystko inne i ustalić na co dokładnie można sobie pozwolić. Gdy już mamy gotowy plan działań i ustalony budżet, możemy przejść do kolejnego etapu – wyboru daty i miejsca eventu.

2. Wybieramy termin

Termin eventu zawsze należy dostosować do osób, dla których organizowane jest wydarzenie. Dobrze, aby wybrany dzień pasował wszystkim lub przynajmniej większości. Trzeba również pamiętać, aby data wydarzenia nie pokrywała się z okresem urlopowym lub świątecznym. Przed wyznaczeniem terminu warto również zorientować się, czy w tym samym czasie nie odbywa się inne, konkurencyjne wydarzenie. 

3. Odpowiednie miejsce na event

Organizacja takiego wydarzenia jakim jest event biznesowy wymaga wybrania odpowiedniego miejsca. Przede wszystkim powinno być ono atrakcyjne pod względem dojazdu, a więc lokalizacji. Poza tym, wybrane miejsce powinno budzić sympatię i być eleganckie. Prawda jest taka, że miejsce wiele mówi o organizatorach wydarzenia i ich stosunku do zaproszonych gości. Dlatego też warto wybrać miejsce o wysokim standardzie, a jednocześnie posiadające profesjonalne zaplecze techniczne. Obsługa techniczna to jedna z kluczowych kwestii związanych ze współczesnymi eventami biznesowymi. Wyposażenie sal konferencyjnych w nowoczesny sprzęt audiowizualny umożliwiający profesjonalne prowadzenie spotkań jest już standardem. I tak np. Hotel Dana zlokalizowany w centrum Szczecina posiada 5 profesjonalnych sal konferencyjno-bankietowych o łącznej powierzchni 360m2. Klimatyzowane sale wyposażone są w nowoczesny sprzęt audiowizualny oraz bezpłatne Wi-Fi. Dodatkowo system przesuwnych ścian pozwala na dostosowanie powierzchni do każdej okoliczności.

4. Zaproszenia na event

Data oraz miejsce wybrane i zarezerwowane. Czas zatem na przygotowanie zaproszeń, które zostaną wysłane do odpowiednich osób. Na takim zaproszeniu powinny znaleźć się informacje dotyczącego tego kto, gdzie i kiedy zaprasza na event. Można również dopisać coś od siebie, co będzie zachętą do przybycia. Zaproszenie nie powinno być zbyt długie, ale powinno posiadać ciekawą szatę graficzną. Zaproszenia można wysłać mailem lub kurierem, ewentualnie pocztą.

5. Strona internetowa eventu

Organizując event biznesowy warto stworzyć dla niego stronę internetową. Na takiej stronie wszyscy zainteresowani przybyciem będą mogli zaczerpnąć szczegółowych informacji o wydarzeniu. Na stronie można zamieścić cały program wydarzenia, biografie prelegentów, informacje o dodatkowych atrakcjach, itp.

6. Materiały dla uczestników eventu

Dobry event biznesowy to taki, który pozostaje w pamięci uczestników. Aby został odebrany jako profesjonalny i rzetelnie przygotowany, nie można zapomnieć o przygotowaniu materiałów dla uczestników, które zostaną wręczone tuż przed eventem. W zestawie informacyjnym powinien znaleźć się program wydarzenia, krótka informacja o prelegentach oraz kontakt do osób, które mogą udzielić więcej informacji.

7. Czas wolny i poczęstunek

Organizując event biznesowy można również pomyśleć o zaplanowaniu tzw. czasu wolnego. W końcu nie samym biznesem człowiek żyje. Na pewno znajdą się chętni, którzy po konferencji, wykładzie czy panelu dyskusyjnym będą chcieli się zrelaksować. Warto pomyśleć o tym, aby uczestnicy mogli wolny czas jakoś zagospodarować. Dlatego już na etapie wyboru miejsca, w którym odbędzie się event, warto zwrócić uwagę na to czy obiekt oferuje jakieś dodatkowe atrakcje, np. w postaci Spa. Warto również pamiętać o poczęstunku i zadbać o to, aby serwowane w trakcie lub po zakończeniu eventu potrawy były nie tylko smaczne, ale również pięknie podane. Ten jakże miły gest na pewno pozostanie w pamięci zaproszonych gości i zrobi na nich dobre wrażenie.

Hanza Tower i Hotel Dana - nowoczesne centrum kongresowe i sale konferencyjne. Szczecin zaprasza!

Niepowtarzalna, starannie zaprojektowana architektura, prestiżowa lokalizacja w centrum miasta Szczecina, bliska odległość od dworca kolejowego, portu lotniczego, doskonałe połączenie z najistotniejszymi miastami w Polsce i Europie - to atuty centrum kongresowego Hanza Tower, które zrobią wrażenie na każdym uczestniku konferencji czy kongresu. Obiekt dysponuje salami o powierzchni 600m2, ale także mniejszymi, zapraszając do organizacji kongresu, konferencji, czy szkolenia. Ponadto, w bardzo bliskim sąsiedztwie znajduje się znany i ceniony 4* Hotel Dana, który rekomendujemy jako doskonałe zaplecze noclegowe, ale nie tylko - to również profesjonalne sale konferencyjne do organizacji eventów nawet do 250 osób. Zarówno Hanza Tower, jak i Hotel Dana to idealne miejsce dla biznesu nie tylko dzięki nowoczesnym salom, doskonałemu sprzętowi, ale także restauracjom, które znajdują się w obu obiektach, jak również innym atrakcjom, takim jak sauna, które pozwalają na mniej formalne spotkania, sprzyjając tym samym zacieśnianiu relacji z partnerami i klientami. Na dwudziestym siódmym piętrze Hanza Tower powstaje także taras o powierzchni 200 m2, z którego uroków będą mogli korzystać zarówno goście centrum kongresowego, jak i Hotelu Dana, podziwiając widoki na panoramę miasta, Jezioro Dąbie oraz Zalew Szczeciński. Zaskocz swoich gości i pokaż co to jest kongres na najwyższym poziomie - z Hanza Tower i Hotelem Dana to proste!

HANZA FOLDER

SKONTAKTUJ SIĘ Z NASZYM DZIAŁEM SPRZEDAŻY